Errores al delegar y cómo evitarlos

Delegar es difícil. A todos nos ha costado.

Quieres tener el control de todo, piensas que nadie lo hace tan bien como tú, intentas enseñar y ayudar a los demás a hacer las cosas bien, acabas trabajando el doble y… nunca funciona.

Saber delegar requiere aprender a delegar. Para eso existe el método ICASE, de Emilio Poyatos, porque cunado los dueños de empresas intentan delegar sin un sistema, siempre cometen los mismos errores. Hoy, como parte del curso del método ICASE, te enseño los principales errores que cometemos al delegar y cómo evitarlos.

¿Qué pasa si no delego o no aprendo a delegar?

He conocido cientos, miles de negocios. Cada uno con sus propias circunstancias, como es normal.

Algunos no sabían vender, otros necesitaban mejorar su comunicación. Mi trabajo como consultor estratégico es reconocer y entender dónde están los problemas, de dónde vienen, y cómo solucionarlos.

Aunque nunca haya sido fácil de decir, algo que empecé a notar es que muchos dueños de negocios no sabían delegar. Algunos por obsesión con su negocio, otros por malas experiencias, falta de procesos, o simplemente por no saber comunicar de manera efectiva cómo querían hechas las cosas. De una forma u otra, no saber delegar es muy normal. Tú, si aún no has visto el curso del método ICASE, seguramente no sepas hacerlo bien.

Un empresario que no delega no quiebra de la noche a la mañana. Eso no es lo peor que pasa si no aprendes a delegar.

Yo, por lo menos, no lo he visto nunca.

Lo que sí que he visto, convirtiéndose casi en un patrón cuando un negocio no delega es que «nada funciona», que tú como empresario acabas haciéndolo todo. Lo que te corresponde y lo que no. Que pretendes saber de todo, y eso es imposible. Pero sientes que si no lo haces tú, nadie lo va a hacer bien. Que buscas una y otra vez a la persona perfecta, y no aparece, porque por buena que sea la gente o encaje, se acaba yendo, y tú tienes que revisar todo lo que hace.

Si esto te identifica, no es que tengas que aprender a «confiar en las personas», sino que necesitas delegar.

10 errores comunes al delegar y cómo solucionarlos con el método ICASE

1. No sabes por donde empezar, y dejas de hacer lo que menos te gusta hacer. Sin sistema, sin tener cuantificadas tus tareas, no puedes saber qué tienes que delegar; y seguir tu instinto según lo que «mejor haces», no es una buena idea.
2. Mandas tareas, y te devuelven excusas. Haberle pedido a alguien que haga algo y días después aparezca con un «no me acuerdo», «no es verdad» o «no fue así» debe ser frustrante. Para evitarlo, debes aplicar el método ICASE paso por paso. Asignar y sistematizar soluciona este problema.
3. Tienes que revisarlo todo 2 veces. Y es normal que, si no hay una definición clara de cómo se deben hacer las cosas (sistematizar), nadie las haga a tu gusto. Invertir unas horas en definir cómo se deben hacer las cosas, te ahorrará muchas más horas de revisión y frustraciones.
4. Intentas medirlo todo. Evaluar es vital; pero evaluar bien implica tener en cuenta aquello que puedes medir y es importante. Y no todo es importante ni debe ser medido cuando tu prioridad es organizar el trabajo.
5. La gente no sabe qué tiene que hacer. Si hay tareas confusas, varias personas haciendo lo mismo, y alguien sin hacer nada, tienes que Asignar mejor. Con el método ICASE, hacemos énfasis en la importancia de asignar, que toda tarea tenga un responsable claro.
6. No hacen las cosas como a ti te gusta. Si no has definido cómo se hacen las cosas, no puedes recriminarle a alguien que no lo haya hecho a tu gusto. Sistematiza para que no te pase más y crea estándares que ayuden a todo el mundo a entender cómo debe hacer su trabajo.
7. La gente deja las cosas a medias. Cuando identifiques las tareas, recuerda identificar también las subtareas y dependencias. Si no eres preciso dando órdenes y liderando, tus resultados tampoco serán precisos. Más detalles significa menos errores.
8. No sabes qué tienes que hacer (y lo haces todo). Acuérdate de ti. Asigna tareas a cada responsable, incluyéndote en el sistema, hay cosas que se automatizan, cosas que se delegan y cosas que se hacen. Y ahí estás tú. Haciendo las tareas clave.
9. Delegas, pero no sabes si funciona. Y por eso necesitas medir. Si no evalúas, y no tienes un sistema de evaluación, no puedes saber si lo estás haciendo bien. A veces, cuando delegamos, organizamos y hacemos, nos olvidamos de medir, y es una pata fundamental del método ICASE.
10. Todo es urgente. Esto es síntoma de que algo falla, y necesitas organización. Cuando las personas no tienen claro qué deben hacer y cómo hacerlo, y tú no has asignado y sistematizado bien; sientes que no llegas, se genera estrés y te dicen que «todo es urgente». Para evitarlo, usa el método ICASE paso por paso, y a la hora de sistematizar, establece una jerarquía de importancia para las tareas, incluso asignando un tiempo límite para cada una. Esa es la clave para que tu negocio viva en vez de sobrevivir.

¿Cómo aprendo a delegar?

Hay muchas escuelas, cursos y fórmulas secretas que te hablarán de confianza, KPIs y modelos de negocio.

La realidad, es que para aprender a delegar, tienes que experimentar. El método ICASE es la mejor base porque te da un sistema aplicable sea cual sea tu negocio, modelo y sector, pero eres tú como empresario o manager el que debe adaptar el modelo a tus necesidades y contexto.

Quizá necesites una forma más detallada de sistematizar, pero no tanto de identificar; o quizá tu negocio funcione mejor si tu equipo asigna las tareas de manera interna por consenso. Eso es cosa tuya. Y para eso existe el método ICASE, para darte una base necesaria que puedas moldear a tu antojo, que te ayude y se convierta en una herramienta y no en un lastre administrativo más.

Si aún no lo conoces, puedes aprender a usar el método ICASE de Emilio Poyatos aquí.